Hoe jij je leven indeelt, is van groot belang bij time management. Alles wat je wil doen, maar ook wat anderen van je verwachten dat je doet is niet allemaal even urgent en zelfs niet even belangrijk. Sterker nog, veel van wat er op je pad komt, is niet belangrijk en niet urgent en kan in een onderste la gelegd (bij wijze van spreken) of zelfs weggegooid worden. Een leuke truc is om het drie maanden op te bergen/op te slaan en als je het na drie maanden niet gemist hebt, kun je het alsnog weggooien/verwijderen.
Je kunt je leven indelen volgens het onderstaande model:
De belangrijke én dringende zaken moet je direct afhandelen. Niet opruimen, niet op de lange baan schuiven, maar nu doen. Deze zaken kunnen niet blijven liggen. Het is e-mail waar direct op gereageerd moet worden, omdat anders andere mensen niet vooruit kunnen, het is reageren op problemen. Het gaat over deadlines, noodgevallen, apparatuur die vastloopt. Kortom alles wat niet kan wachten.
Op de tweede plaats komen de zaken die wel belangrijk, maar niet urgent zijn. Omdat het belangrijk is, moet het wel gedaan worden. Omdat het niet urgent is, hoeft het niet direct te gebeuren. Schrijf deze zaken in je agenda, zodat je ze niet vergeet uit te voeren. Het gaat vaak om maaltijdplanning, boodschappenlijstjes, opruimwerkzaamheden, planning voor de langere termijn. Ook hulpverlenen aan anderen kan belangrijk maar niet urgent zijn. Het is belangrijk te vragen aan anderen hoe belangrijk en zeker hoe urgent het is.
Onder niet belangrijk, maar wel urgent vallen vaak zaken van anderen. Denk aan inkomende e-mails, telefoontjes, onverwacht bezoek. Niet alles hiervan is jouw prioriteit, veel kun je aan anderen delegeren of uit handen geven, in andere gevallen kun je laten weten dat het nu niet uitkomt en het doorschuiven naar een ander tijdstip. Ja, ook het smeren van boterhammen kunnen kinderen zelf.
Laat weten dat je een bepaalde tijd van de dag inruimt voor dingen, zoals bijvoorbeeld bewegen en ontspanningen. En laat je naasten weten dat je dit hebt ingepland.
Waarom lukt het de een wel om dingen uit handen te geven en de ander niet? Dat heeft te maken met leren nee te zeggen. Met nee zeggen hoef je de ander niet voor het hoofd te stoten of kwaad te maken. Nee zeggen hoeft niet op een botte manier. Je kunt zeggen dat je het veel te druk hebt of vragen of er misschien iemand anders gezocht kan worden om de werkzaamheden uit te voeren. Mocht je niet direct een antwoord klaar hebben, geef dan aan dat je erover na wilt denken. Dat geeft je alle ruimte om te reageren zoals jij het wilt.
Het laatste in dit schema zijn de zaken die niet belangrijk én niet urgent zijn. Denk hierbij
bijvoorbeeld aan uren op je telefoon spelletjes spelen, onbelangrijke klusjes, surfen op het internet, scrollen op social media. Hier zit vaak je vermijdingsgedrag, je vluchtgedrag.
Het is in deze periode niet mogelijk om een afspraak in te plannen.
Ook versturen we geen webshop bestellingen.