Tegenwoordig is agendabeheer reuze gemakkelijk, omdat je een online agenda kunt koppelen aan je laptop, mobiele telefoon, tablet, e.d. En je kunt een agenda delen met anderen, zodat zij weten waar jij mee bezig bent en jij weet waar anderen mee bezig zijn. Je kunt zelfs meerdere agenda’s bijhouden, bijvoorbeeld een gezamenlijke en een voor jezelf met aantekeningen waar anderen niets mee te maken hebben.
Met een blik in de gezamenlijke agenda kun je zien wanneer je kan gaan sporten, wanneer je de deur uit kunt omdat anderen jouw werk (gedeeltelijk) over kunnen nemen en wanneer je bijvoorbeeld je vakantie kunt plannen.
Een agenda blijft een instrument om iets te plannen. Je hoeft niet van minuut tot minuut te noteren wat je doet. Werk bijvoorbeeld met blokken van een uur of een half uur en probeer je daar ook aan te houden. Mocht iets erg uitlopen, maak dan een nieuwe vervolgafspraak/-planning om te zorgen dat niet je hele dag anders loopt dan gepland.
Acties en taken in je agenda
Wanneer je nog nooit (strak) met een agenda hebt gewerkt, zal het even wennen zijn om de agenda voor je planning te gebruiken. Wat je sowieso in je agenda zet:
- CooL bijeenkomsten en afspraken
- Afspraken met anderen. Maak deze afspraken niet te krap en vergeet niet je eventuele reistijden te vermelden.
- De belangrijke niet urgente zaken. Zaken die afgehandeld moeten worden, maar niet direct. Plan hier tijd voor in, ook al is het pas over een paar weken. Het is belangrijk, dus het zal een keer moeten gebeuren.
- Schrijf je pauzes in je agenda. (Ook als je niet werkt) Zo weet je bij het maken van afspraken dat je op tijd je rust neemt en je lunch niet pas om vijf uur naar binnen werkt. Een lunch- en koffie- of theepauze is belangrijk om even van je werkzaamheden los te komen. Je komt tot rust en je kunt je na de pauze beter concentreren.
- Sociale evenementen mogen niet ontbreken in je agenda. Om vol van het leven te genieten, is een sociale onderbreking zo af en toe best belangrijk. Even een ontspannen dineetje of een avondje stappen met vrienden. Laat dit niet schieten omdat er andere moetjes zijn.
- Tijd voor jezelf. Zet zo af en toe eens een kruis in je agenda. Je kunt deze tijd benutten voor een sport, een strand- of boswandeling of een middag in de tuin met een goed boek. Naast je vakantie van een paar weken, kun je je vakantie als snipperdagen opnemen. Je hebt dat af en toe nodig om jezelf op te laden.
- Begin- en eindblokken. Ruim voldoende tijd in om de dag te beginnen en te eindigen. Je hebt tijd nodig om de dag goed op te starten, maar ook tijd nodig voor een goede avond routine. Plan bijvoorbeeld in de ochtend 1-2 uur in, en voor het slapen minimaal 2 uur.